Місія (не)можлива: як українським бібліотекам створити Систему централізованої каталогізації

Система централізованої каталогізації вже давно стала невіддільною складовою найсучасніших бібліотечних систем у всьому світі. Вона не лише дозволяє упорядкувати книжкові фонди, полегшити доступ до інформації про книжки для користувачів, але й зекономити значну частину бюджетних коштів у майбутньому.

Кандидатка наук з соціальних комунікацій, директорка Науково-технічної бібліотеки КПІ ім. Ігоря Сікорського та президентка Української бібліотечної асоціації Оксана Бруй розповідає, яким чином таку систему можна впровадити в нашій країні, які реальні вигоди вона принесе та до чого тут міжнародні стандарти каталогізації й програмне забезпечення.

Це другий матеріал із серії лонгрідів, присвячених стану бібліотечної сфери в Україні сьогодні та шляхам її покращення. Читайте також першу статтю про нюанси відставання українських бібліотек від світових трендів.

Для чого?

Будь-де, будь-коли й за будь-яких умов, перш ніж починати щось робити, треба розуміти, для чого це потрібно. Тож найперше, про що говоритимемо, – що зміниться, якщо ми таки зможемо впровадити Систему централізованої каталогізації (СЦК)?

Нікому достеменно невідомо, скільки ж бібліотек в Україні сьогодні, бо триває реформа децентралізації. Та маємо цифри, які показують ситуацію, що склалася станом на кінець 2019 року. Її опублікували у блозі Національної бібліотеки України імені Ярослава Мудрого «Бібліотечному фахівцію».

Всього 31 847 бібліотек. За типами: публічних – 15363 + 6 національних та державних; бібліотеки Національної академії наук України – 95 + 2 національні; Національної академії аграрних наук України – 174 + 1 національна; науково-технічних – 101 + 1 державна; медичних – 367 + 1 національна; освітянських – 15 462 + 1 державна; закладів вищої освіти – 185; бібліотеки Мінрегіону – 25 + 1 державна; бібліотеки Українського товариства сліпих – 62. 

Загалом, в ідеальній ситуації, кожна бібліотека повинна мати комп’ютери, доступ до швидкісного інтернету та автоматизовану бібліотечну інформаційну систему (АБІС), і врешті представляти свій фонд саме через електронний каталог. Інакше – про яку цифрову трансформацію суспільства ми тут говоримо? Тож це паралельні процеси, які вже запущені й рухаються з різною інтенсивністю та успіхом. Але то окреме питання для розмови. Повернемося до СЦК.

Наразі, коли в бібліотеку надходить нова книжка (та, якої до того не було у фонді, а не обов’язково нова за роком видання), бібліотекарі в кожній бібліотеці описують її (вносять інформацію про видання у свій каталог) за відповідними правилами (стандартами). Це означає, що в ідеалі бібліотекарі мають бути дуже добре обізнаними з нюансами цього процесу, інакше – можна такого написати, що ніхто й ніколи ту книжку в каталозі не знайде. Для того, щоб описати та створити один бібліографічний запис  однієї книжки в електронному форматі, у середньому витрачається до 30 хвилин. Це бібліографічний опис (автор, назва, інша інформація саме про видання, в середньому – до 15 полів, визначення індексів УДК, універсальна десяткова класифікація), за якою систематизують інформацію за галузями знань, а також предметизація – визначення тематики книжки і ключових слів або/та предметних рубрик.

Скільки ж коштує 30 хвилин робочого часу, якщо орієнтуватися на середню заробітню платню бібліотекаря в Україні? Візьмемо середню ставку, без надбавок (бо вони десь є, а десь немає)  – 5 500 грн (не знаю, чи є в когось в культурній сфері менші ставки?). Тож 30 хвилин робочого часу одного бібліотекаря коштує приблизно 16 грн. Якщо сюди ж додати витрати на утримання приміщення, амортизацію техніки, інтернет та інше (візьмемо ще 10 грн приблизно), то можемо порахувати, скільки коштує створення одного запису – 26 грн. Навіть якщо це не запис в е-каталозі, а на картках для паперового каталогу, то це можна прирівняти «плюс-мінус». Множимо вартість одного запису на кількість бібліотек (31 847) і отримаємо 828 022 грн. Саме стільки, приблизно, коштує зараз для держави інформування про наявність однієї книжки в бібліотеках. 

СЦК ж передбачає, що в центральному каталозі створюється один еталонний бібліографічний запис на видання, а окремі бібліотеки можуть завантажити його у свої електронні каталоги тоді, коли книжка надійде в їхній фонд. Таким чином, економія коштів для держави становить понад 820 000 грн, і це тільки у випадку одного видання. Далі можемо помножити на кількість нових назв книжок, які видаються щороку в Україні, й отримаємо цифру економії коштів за рік. Тож навіть якщо ми для реалізації проєкта СЦК використаємо дороге комерційне програмне забезпечення, це окупиться за кілька років.

Так, це дуже грубі підрахунки, і не в усі бібліотеки надходять однакові книжки, і взагалі нові книжки. Напевно, економісти зможуть розрахувати все більш точно. 

Для чого це потрібно державі й місцевій владі?

Відповідь очевидна, як на мене. Щоб ефективно використовувати державні кошти. А зекономлені ресурси можна спрямувати, наприклад, на покращення матеріально-технічного стану бібліотек, або побудову нової бібліотеки, яка стане нашою гордістю, як це зробили у Фінляндії, Данії, Латвії, Великій Британії та інших країнах.

Для чого це потрібно бібліотекам? 

Знову ж таки, щоб ефективно використовувати ресурси. А бібліотекарі, які до цього займалися каталогізацією книжок, зможуть, наприклад, проводити навчання та консультації з цифрової освіти, організовувати зустрічі з письменниками, квести, вікторини, екологічні акції й багато іншого.

Бібліотеки також зацікавлені в тому, щоб бути частиною світового інформаційного середовища та мати можливість брати участь у міжнародних проєктах, бути представленими, наприклад, у світовому каталозі бібліотек WorldCat. Держава також у цьому має бути зацікавленою.

Для чого це потрібно громаді, користувачам? 

Громада також зацікавлена і в ефективному використанні власних ресурсів, і в тому, щоб отримувати більше цікавих якісних послуг від бібліотеки. А ще користувачі, напевно, зможуть швидко знайти потрібну книжку в каталозі бібліотеки, бо записи там будуть еталонні, з максимально повною та коректно зазначеною інформацією про видання, адже створювати її будуть фахівці найвищої кваліфікації.

Існує думка, що такі повні еталонні записи, зроблені за всіма правилами й стандартами, буцімто непотрібні в сільській бібліотеці, бо там у користувачів інші потреби, ніж у користувачів наукових або великих міських бібліотек, а сільським бібліотекарям взагалі немає діла, які ті записи.

Мене особисто такий підхід дивує.

По-перше, чим більше інформації про видання внесеної в запис, тим більше пошукових можливостей має читач. По-друге, еталонність записів жодним чином не заперечує відмінності, особливості, унікальності, індивідуальності читацьких потреб будь-кого, де б він не жив, в місті або в селі. І по-третє, якщо бібліотекар, знову ж таки, в місті чи в селі, не розуміє важливості повних еталонних записів про видання для користувачів і не бачить сенсу в СЦК, то цій людині, мабуть, час змінювати місце роботи.

СЦК – що це та як це зробити?

Не менш важливо для успішного впровадження будь-якого проєкта не лише мати загальне уявлення про те, що ми робимо й для чого, а й чітко розуміти, які є складові, як вони пов’язані між собою та із зовнішніми елементами, що робити, за якими правилами, а також – за якою послідовністю? Все це необхідно розуміти й про СЦК.

Що ж ми матимемо в результаті впровадження СЦК?

Метою впровадження СЦК є центральний е-каталог еталонних бібліографічних записів на видання для використання їх бібліотеками: пошуку, відбору та завантаження записів у свої е-каталоги в режимі реального часу.

Для функціонування такого центрального каталогу необхідно наповнювати дві бази даних: бібліографічну та авторитетну.

• Бібліографічна база складається із бібліографічних записів на конкретні видання. В кожен такий запис вноситься максимально повна інформація про видання, а не лише про автора, назву і ким, де і коли воно видане. 

• Авторитетна база даних складається із авторитетних записів/файлів на імена фізичних та юридичних осіб, географічні назви, теми й т.д. Ведення авторитетної бази є не менш важливим, адже це допомагає і бібліотекарям унормовувати та управляти даними в бібліографічній базі, і читачам швидко знаходити необхідну інформацію в е-каталогах бібліотек.  Наприклад, авторитетний запис на Тараса Григоровича Шевченка поєднає в собі всі відомі варіанти імені українською та іншими мовами. І коли читач шукатиме в каталозі бібліотеки за будь-яким із цих варіантів, то в результатах пошуку отримає всі твори, автором яких є Тарас Григорович Шевченко.

У контексті створення авторитетних файлів варто пам’ятати про можливість участі у міжнародному проєкті VIAF – Віртуальний міжнародний авторитетний файл.

Організаційна структура СЦК

Які варіанти можуть бути в адмініструванні СЦК? Як ми вже говорили у вступі, у більшості випадків, адмініструються СЦК або національною бібліотекою, або спеціально створеним для цього консорціумом. Нагадаємо, що в Україні діє також Книжкова палата, до завдань якої за Статутом належить і централізована каталогізація всіх видань, які виходять в Україні, тобто – створення на них еталонних бібліографічних записів. Як мені відомо, Книжкова палата розробила проєкт СЦК та неодноразово подавала його і в Державний комітет телебачення та радіомовлення, в підпорядкуванні якого знаходиться, і в Міністерство культури (з різним закінченням в назві). Однак органи державної влади, на той момент, не бачили переваг для держави в реалізації такого проєкту. 

Але найперше, що необхідно зробити, – визначити адміністратора СЦК та коло учасників – установ, які будуть створювати еталонні бібліографічні та авторитетні записи.

Я навмисне використовую слово “установ”, а не “бібліотек”, бо пам’ятаємо, що існує і Книжкова палата.

Також необхідно визначити ролі учасників та умови участі, умови використання даних з баз іншими бібліотеками. Можливо, необхідно визначити кілька рівнів участі. Все це має фіксуватися у відповідних регламентаційних документах (положення, інструкції тощо), які затверджуються відповідними органами центральної влади. Це можуть бути МКІП чи КМУ – залежно від підпорядкування учасників СЦК.

Центр підтримки стандартів каталогізації

Очевидно, що коли ми все ж таки хочемо бути частиною міжнародного інформаційного простору, то створюючи, наповнюючи та підтримуючи бібліографічну та авторитетну бази даних нашого Центрального е-каталогу, нам необхідно дотримуватись міжнародних стандартів. Тут ми вживаємо слово “стандарти” в широкому розумінні. 

До основних таких стандартів належать: концептуальна модель побудови баз даних – IFLA Library Reference Model (переклад українською), правила каталогізації – Resource Description and Access (RDA), комунікативні машинозчитувальні формати MARC 21. Це ті стандарти, що необхідно вивчити, знати та застосовувати бібліотекарям, які будуть створювати бібліографічні та авторитетні записи. Це саме ті стандарти, які використовуються бібліотеками у всьому світі. 

Серед українських бібліотек ці стандарти у створенні електронного каталогу з 2019 року використовує Бібліотека Київської Політехніки (АБІС ALEPH500). Також з ними працюють всі публічні бібліотеки Львова та Івано-Франківська, і п’ять бібліотек переміщених університетів, в яких в останні кілька років було впроваджене бібліотечне програмне забезпечення АБІС Koha. Для цього фахівцями Бібліотеки КПІ була перекладена концептуальна модель IFLA LRM, а також допрацьовані відповідно до вимог RDA методичні рекомендації із застосування бібліографічного комунікативного формату MARC 21. Також розроблена відповідна навчальна програма та проведене навчання бібліотекарів.

Деякі із названих стандартів частково застосовують і Львівська національна наукова бібліотека ім. В. Стефаника, Наукова бібліотека НаУКМА, Київська міська публічна бібліотека ім. Лесі Українки, а також Районна центральна бібліотека Солом’янського району м. Києва.

Чому ж так мало бібліотек в Україні працюють за сучасними міжнародними стандартами? Найперше тому, що лише дві АБІС (ALEPH 500 та Koha) із семи, з якими працюють наші бібліотеки, дозволяють це робити.

Варто також пам’ятати, що стандарти каталогізації розвиваються, одні можуть замінювати інші. Так сталося із концептуальними моделями: IFLA LRM прийшла на заміну FRBR – Функціональні вимоги до бібліографічних записів,  FRAD – Функціональні вимоги до авторитетних даних, FRSAD – Функціональні вимоги до предметних авторитетних даних. Зараз також активно розвивається BIBFRAME, який спрямований на роботу в системах пов’язаних даних (передбачається, що він прийде на заміну MARC21).

Для того, щоб використовувати стандарти, їх потрібно перекласти українською (оригінально вони створюються англійською). Методичні рекомендації із застосування MARC 21 на основі RDA, які вже створені бібліотеками та використовуються, не є повним перекладом стандартів, і цього не достатньо, щоб реалізовувати національний проєкт СЦК. А оскільки стандарти постійно розвиваються, то зробити просто переклад основного тексту один раз не достатньо. Необхідно стежити за змінами, оновленнями та робити переклади українською постійно. Важливо, щоб українські переклади стандартів каталогізації стали частиною міжнародних проєктів. MARC 21 – на порталі Бібліотеки Конгресу, RDA – на порталі RDA Toolkit. Переклад IFLA LRM вже розміщений на порталі IFLA. І очевидно, що Центр підтримки стандартів каталогізації повинен мати власне інтернет представництво.

Навчання бібліотекарів

Але мати в своєму розпорядженні міжнародні стандарти українською мовою замало. Необхідно навчити бібліотекарів їх застосовувати. Для цього в Центрі підтримки стандартів каталогізації треба розробити та впровадити постійні відповідні тренінгові програми. Такі програми мають бути різного рівня. Для бібліотекарів, які будуть створювати еталонні бібліографічні записи та авторитетні файли – це програми, що передбачають поглиблене вивчення всіх стандартів та періодичне підвищення кваліфікації залежно від оновлень тих чи інших стандартів. Для бібліотекарів, які будуть лише запозичувати бібліографічні записи у свої електронні каталоги, – мають існувати програми, що передбачають ознайомлення зі стандартами.

Також в обов’язковому порядку потрібно включити вивчення сучасних міжнародних стандартів в освітні програми ЗВО, які мають спеціальність Інформаційна, бібліотечна та архівна справи.

Є ще ряд стандартів, які повинно підтримувати програмне забезпечення, на якому й буде створюватися Центральний каталог.

Дуже важливо, щоб Україна була представлена та брала участь у міжнародних проєктах та спільнотах, об’єднаних зацікавленістю в міжнародних стандартах каталогізації. Наприклад, European RDA Interest Group, участь у якому, до речі, є безкоштовною. Це важливо і для розвитку цих стандартів в Україні, і для повноцінного входження української бібліотечної справи в професійне міжнародне середовище.

Програмне забезпечення 

Для створення та наповнення бібліографічної та авторитетної баз Центрального каталогу використовується автоматизована бібліотечна інформаційна система (АБІС). Подібно до тих, які працюють в окремих бібліотеках. Але система має бути потужнішою та повинна забезпечити виконання завдань, які стоять перед національним проєктом.

Як і для інших національних проєктів, в реалізації СЦК є три можливі варіанти з програмним забезпеченням (ПЗ) для Центрального каталогу: розробити власне, нове ПЗ, допрацювати та використати ПЗ відкритого коду, придбати/передплатити комерційне ПЗ. Детальніше про кожен з варіантів ми поговоримо в наступних частинах. Тут лише хочу зазначити, що на нашу думку, варіант комерційного ПЗ – найоптимальніший. Про це свідчать подібні успішні проєкти в інших країнах. 

Для того, щоб прорахувати всі фактори та обрати найкращий із варіантів ПЗ, необхідно прописати технічне завдання. Зазвичай технічне завдання складається спільно фахівцями ІТ та бібліотекарями.

На мою думку, для складання технічного завдання необхідно залучити експертів (бібліотекарів та ІТ спеціалістів) із подібних проєктів, які вже діють в інших країнах, наприклад, Латвії або Чехії. Це дозволить швидше скласти якісне технічне завдання, врахувавши як позитивний, так і негативний досвід інших.

Є одна обов’язкова умова, якій має відповідати ПЗ для Центрального каталогу – підтримка усіх міжнародних стандартів каталогізації, які ми згадували раніше (IFLA LRM, RDA, MARC21). Також ПЗ повинне підтримувати стандарт обміну даними Z39.50. Зокрема для того, щоб окремі бібліотеки могли завантажувати записи із Центрального каталогу у свої електронні каталоги. Іще цілий ряд технічних стандартів для обміну та інтеграції з іншими бібліотечними, видавничими та ін. базами даних, для управління та збереження даних тощо.

Важливо пам’ятати, що не обов’язково всі учасники СЦК повинні мати в своїх бібліотеках однакове ПЗ. Головне, щоб це було ПЗ, яке підтримує відповідні міжнародні стандарти. Безперечно, краще, щоб основна установа, яка буде визначена адміністратором СЦК, повністю працювала з АБІС, що використовуватиметься для створення Центрального каталогу.

Бібліотеки як користувачі Центрального каталогу

Будь-яка бібліотека, яка працює з АБІС, може завантажувати еталонні записи із Центрального каталогу у свій е-каталог. Тому дуже важливо, щоб АБІС, які використовуються в бібліотеках, підтримували відповідні міжнародні стандарти. І тому ситуація останніх кількох років, коли різні ІТ компанії, в міру свого розуміння, за короткий час розробляють та пропонують бібліотекам і місцевій владі ПЗ, яке не лише не підтримує необхідних стандартів, а й автоматизує не всі бібліотечні процеси, – небезпечна.

Наразі точно не відомо скільки є бібліотек, які працюють з АБІС. Не відомо також скільки і які бібліотеки використовують ту чи іншу АБІС. Але для того, щоб запланувати розвиток СЦК (наприклад, прорахувати навантаження на сервери або запланувати навчання стандартам бібліотекарів), оперувати такою інформацією просто необхідно. Тому, на нашу думку, необхідно провести відповідне дослідження та зібрати повну інформацію не лише про наявність певної АБІС в бібліотеках, а й про те, які процеси вже автоматизовані (наприклад, комплектування, каталогізація, книговидача, переоблік тощо), чи збирається бібліотека найближчим часом змінювати ПЗ і на яке саме, та багато іншого.

«Щоб два рази не вставати», варто робити не окремі дослідження щодо АБІС в бібліотеках, а комплексне дослідження інформатизації бібліотек. У ньому, окрім АБІС, має бути ще кілька блоків питань: щодо комп’ютерного забезпечення та інтернетизації. Також важливо таке дослідження не обмежувати певним типом бібліотек (наприклад, публічні), а зібрати повну інформацію з усіх.

Загальна схема СЦК

Наприкінці хочу представити загальну схему СЦК. Є кілька установ (У01, У02, У03…) – учасники СЦК, які створюють Центральний каталог, що складається із бібліографічної бази даних (БД01-Б), з еталонними записами, та авторитетної бази даних (БД02-А) з авторитетними файлами на осіб, організації, теми, географічні назви та інше.

Ці ж бібліотеки також мають окремі е-каталоги, які представляють їхні фонди. Тому вони не лише наповнюють Центральний каталог записами, а також завантажують записи з Центрального каталогу в свої каталоги, які також складаються з бібліографічної та авторитетної бази даних.

Є будь-які інші бібліотеки (Б01, Б02, Б03, Б04…), які підтримують власні е-каталоги (бібліографічна та авторитетна бази даних),  та завантажують записи на видання в них із центрального каталогу.  

Читайте також: Відставання на 20 років: цифрова трансформація бібліотек та реальні можливості змін