Ділова комунікація в культурній сфері: 5 типових помилок і 5 ефективних порад

Ким би ви не працювали в сучасному світі, без листування і спілкування з колегами, клієнтами або партнерами не обійтися. Але як це робити правильно та ефективно? Як зацікавити, а не роздратувати співрозмовника? Яких фраз краще уникати, а які краще не використовувати, щоб не дратувати співрозмовників? Директор видавництва Pabulum, співзасновник LITOSVITA Дмитро Стретович та медіатренерка, програмна директорка LITOSVITA Світлана Привалова вибрали 5 типових помилок ділової комунікації та під час IV Міжнародного книжкового фестивалю Book Space розповіли, як їх не припускатися. 

Щоб написати ділового листа, до нього треба підготуватися і зробити грамотним. Не в сенсі розставити правильно розділові знаки, а зробити це за певною структурою, з повагою до людини. 

Сьогодні існує багато каналів комунікації. Наприклад, якщо у вас є якесь питання до свого потенційного роботодавця чи організації, з якою хочете співпрацювати, то перед вами завжди є вибір каналу зв’язку. І коли ви забиваєте у соціальну мережу ім’я чи назву, потрібна сторінка знаходиться дуже швидко. У цей момент ви думаєте: «Хм, а чому б мені не  написати йому на ФБ?». І це перша помилка.

Помилка 1: Розв’язувати робочі питання в соціальний мережах чи месенджерах

Месенджери — це класна річ, це дуже швидко, після першого знайомства, як правило, більшість говорить: «Давайте перейдемо в телеграм, бо там я отримую повідомлення швидше». Але якщо ви розв’язуєте робочі питання, то перше, що можна порадити: все переводити в формат електронних листів, на скриньку. Звісно, це забирає час, але лист дає змогу чітко сформулювати запит до людини. Це ваша ділова репутація, ваша вартість на ринку – навичка сформулювати все чітко, а не відволікати щоразу людину на «Добрий день». Скринька все ж таки вимагає іншого алгоритму і підходу. 

І найголовніше, що лише в месенджерах можна видаляти повідомлення. Якщо ви пишете листа — це вже документ, всі домовленості зафіксовані. А ще на скриньці набагато зручніше їх шукати. На пошті нічого не губиться, все можна знайти й перевірити.

Також у 2021 році телефонувати незнайомій людині — це дуже неетично. Насправді ніхто цього не любить, бо в часи, коли мільйон месенджерів, ви готуєтеся до розмови, а адресат не готується, то ви ставите його в дуже незручне становище. Перше враження про вас буде не найкращим, навіть якщо потім ви напишете класного листа. 

Разом з тим у месенджер можна писати, наприклад, «У нас є для вас пропозиція, чи могли б ви дати електронну пошту». 

Порада 1: Будь-яке обговорення питань переводити на скриньку

Якщо ви не знаєте мейлу, перший контакт з незнайомою людиною, з якою ми хочемо співпрацювати, найчастіше відбувається в месенджері. Напишіть:

«Скажіть, будь ласка, чи можна вам написати із пропозицією на електронну скриньку?

Дякую за ваш час».

Одна і та сама пропозиція в чатику у фейсбуці й на пошту сприймається зовсім по-різному. На пошті це завжди серйозніше. 

Навіщо нам потрібна правильна ділова комунікація? Для того, щоб досягати результатів. Якщо у нас просто стоїть завдання поконектити з людиною, а потім розповідати гарні байки, як ми про щось домовилися, то таких байок назбирається багато, а якщо потрібен результат – пишіть на пошту.

Помилка 2: Оцінювальні судження, знецінення чи оцінка, емоційні реакції між рядків

Це про те, які формулювання ми підбираємо, коли пишемо листи. Дуже помітно, коли людина написала під шаблон листа на 100 людей і тільки змінює ім’я, використовує штампи. Ти думаєш: «ага, я в розсилці 56 чи 100, то мені не обов’язково відповідати». Звернення має бути максимальне олюднене і приближене до того, кому ви пишете.

Які формулювання бажано не вживати:

• На відміну від інших (Тобто я така крута, що куди там всім іншим).
• Ви оціните (Маніпулятивна фраза. Знаю наперед, що вам доведеться посміятися над моїм жартом чи переглянути моє резюме/портфоліо).
• Не «ви», а «Ви» (Б’ю поклони) — повага не у великій літері, а у тому, щоб чітко сформулювати пропозицію і дати всю інформацію в одному листі.
• Зрозуміло (Це як «Я вас почув»).
• Взагалі то (Не дуже я вас поважаю, якщо відверто).
• Якщо вам цікаво — надішлю своє резюме (Тобто буду витрачати ваш час неекономно: вам доведеться читати від мене купу листів). Додавайте матеріали, які можуть зацікавити, в один лист.

Порада 2: Використовуйте мовний та спеціалізований патруль

Використовуйте книжки та підручники, щоб відчувати мову чітко і не припускатися помилок. 

Радимо завжди мати під рукою:

• Блог Пономарева (bbc.com);
• «Культура слова» Олександра Пономаріва;
• «100 експрес уроків української» Олександра Авраменка;
• Сервіс languagetool.org;
• «Нові правила ділового листування» Максима Іляхова та Людмили Саричевої.

Помилок припускаються всі, але не лінуйтеся – візьміть текст, заженіть в спеціальний сервіс і виправте помилки. Це впливає на вашу репутаційну вартість і те, як вас сприймають по той бік екрану. 

Помилка 3: Нескінченна кількість задач чи порушених питань в одному зверненні

Не треба намагатися в одному листі розв’язати всі питання. Коли ви пропонуєте відразу і те, і інше, і третє, у людини зазвичай складається враження, що це якось занадто. Якщо ви хочете отримати згоду, набагато ефективніше в одній гілці домовлятися про щось одне, обов’язково вказавши тему листа. І нехай вона буде зрозумілою, а не просто «Пропозиція».

Довгі листи теж в минулому. Часто хочеться написати відразу все про проєкт, історію його становлення, згадки в ЗМІ, соціальну значущість тощо. Насправді навіть якщо ви не гугл і вас не всі знають, достатньо одним реченням себе представити. 

Читайте також: Ввічливість, компроміси й справедливі ціни: як ілюстратору комунікувати з видавцем

Порада 3: Один лист — одне питання

Треба економити час адресата, писати чітко і структуровано. В першому листі важливо пояснити, хто ви, чого хочете, коли й на яких умовах. Скажіть головне. Якщо людині цікаво, далі можна буде узгодити всі технічні питання. Якщо ні, але ви маєте, чим зачепити адресата, — надішліть свої аргументи другим листом. 

Найвищий рівень — це знати до кого, з яким меседжем писати, кому важливий таймінг, кому місія, а кому гонорар. І на цьому вже акцентувати.

Помилка 4: Писати у соціальних мережах чи месенджерах у будь-який час

Нам здається неважливим, що ми пишемо у зручний для нас час, що існування месенджерів — це робочий день 24/7. Ніхто ж не змушує цю людину відкрити в цей момент моє повідомлення. Ви бачите, що людина в мережі, й думаєте, що вона бачить і не читає.

Коли я бачу, що це про роботу в неробочий час, то починаю думати про дописувача погано. Це про етику ділової комунікації. 

Порада 4: Графік для робочої комунікації

Треба пам’ятати, що є ділові відносини й робочий час. Як правило, немає таких термінових справ (дуже рідко), які не можна розв’язати зранку. Це не є чимось катастрофічним, але це питання ділової гігієни. Пам’ятайте про особистий простір і повагу. 

Помилка 5: Звертатися не за адресою

Мова про те, що коли ви пишете неадресовано і потім не отримуєте відповіді, то не дивуйтеся. Наприклад, ми видавництво нон-фікшн, але нам все одно пропонують видати то колекцію анекдотів, то присилають художні тексти, з яких половина — поезія. 

Не треба писати конвеєром, якщо ви автор і не проводите дослідження на тему «Кому і що писати». 

Порада 5: Вивчіть стилістику спілкування співрозмовника

Якщо ви давно у сфері, то клас, але якщо ви ще не знаєте людину, до якої пишете, то не зайвим буде погуглити, прочитати чи подивитися з нею інтерв’ю. Це дозволить краще зрозуміти, як вона спілкується. Бо комусь важливо написати лист пишною мовою, щоб бути з нею на одній на хвилі, а комусь треба більш дружньою. Намагайтеся стилізувати лист під «тон оф войс» певного адресата.

Нам здається сьогодні, що з месенджерами й глобальною мережею ми можемо мати тисячу друзів. Але зі скількома людьми можна підтримувати ділові взаємини, приємні для вас, які не викликають «присмаку сажі», як пише Юрій Андрухович? Мати багато друзів в мережі не дорівнює вмінню комунікувати. 

Ділова комунікація — це ваш рівень професіоналізму, вдосконалювати її потрібно постійно, і немає жодного повідомлення, яке ви отримуєте на месенджер, на яке можна відповісти швидко й бездумно. Якщо ви хочете вибудовувати свою репутацію, приділяйте цьому час. Нехай буде менше абонентів, але будуть стійкіші взаємини.

Якщо ви дійсно прагнете покращити свої навички робочого спілкування й вивести ділову комунікацію на новий якісний рівень, то не забувайте про спеціалізований курс від LITOSVITA, який повністю присвячений цій темі.